CONDUIRE ET ANIMER UNE REUNION

Préparer le terrain : la clé d'une réunion réussie

Introduction et enjeux de la réunion efficace

• Tour de table et attentes des participants,
• Pourquoi certaines réunions sont-elles improductives? Coûts et impacts,
• Les bénéfices d'une réunions bien préparée et animée,
• Définir l'objectif clair de la réunion (information, décision, brainstorming, résolution de problèmes....)
• Planifier avec méthode : de l'ordre du jour à la logistique
• Identifier les participants clés et leurs rôles,

Elaborer un ordre du jour pertinent et réaliste

• Identifier les participants clés et leurs rôles,
• Elaborer un ordre du jour pertinent et réaliste,
• Fixer une durée appropriée et s'y tenir
• Choisir le lieu et le matériel adpatés,
• Envoyer l'invitation et l'ordre du jour en temps utile,
• Outil pratique : modèle d'ordre du jour efficace

Définir les règles du jeu : favoriser un cadre productif

• Etablir les règles de participation (temps de parole, écoute active, respect des opinions...)
• Clarifier le processus de prise de décision,
• Anticiper les éventuels points de blocage.

Animer avec efficacité : faciliter l'interaction et l'engagement

Démarrer la réunion avec impact : créer une atmosphère positive

• Accueil et présentation des participants (si nécessaire)
• Rappel de l'objectif et de l'ordre du jour,
• Enoncer les règles du jeud,
• Brise-glace ou activité d'ouverture (si pertinent)

Maintenir le cap : gérer le déroulement et le temps

• Techniques pour introduire chaque point de l'ordre du jour,
• Favoriser la participation de chacun (tour de table, questions ouvertes...)
• Gérer les temps de parole et recentrer les discussions si nécessaire,
• Utiliser des supports visuel efficaces (slides, paperboard...)
• Technique de facilitation visuelle (mind mapping, sketchnoting-optionnel)

Dynamiser les échanges : stimuler la créativité et la collaboration

• Techniques de brainstorming (classique, post-it, chapeaux de Bono...)
• Méthodes de résolution de problèmes en groupe (QQOQCP, diagramme d'Ishikawa...)
• Encourager la diversité des points de vue et la confrontation constructive,
• Gérer les silences et les moments de tension

Gérer les participants difficiles : transformer les obstacles en oppotunités

• Identifier les différents types de comportements (le bavard, le silencieux, le critique...)
• Développer des stratégies pour gérer chaque situation avec tact et fermeté,
• Techniques de recadrage et de gestion des objections.

Conclure et assurer le suivi : transformer les discussions en actions

Synthétiser et conclure efficacement

• Récapituler les ponts clés et les décisions prises,
• Clarifier les prochaines étapes et les responsabilités de chacun,
• Fixer des délais pour actions à mener,
• Obtenir l'accord du groupe sur les conclusions

Formaliser les décisions : rédiger un compte rendu pertinent

• Identifier les informations essentielles à consigner,
• Choisir le format du compte rendu adapté (notes, procès-verbal, liste d'actions...)
• Assurer une diffusion rapide et claire du compte rendu

Assurer le suivi et l'évaluation

• Mettre en place un système de suivi des actions décidées,
• Evaluer l'efficacité de la réunion (atteinte des objectifs, participation...)
• Identifier les ponits d'amélioration pour  les réunions futures,
• Outil pratique : modèle de compte rendu et suivi des actions

• Présentations interactives et théoriques,
• Discussions de groupe et partages d'expériences,
• Exercices pratiques et mises en situation (jeux de rôle d'animation, gestion de situations difficiles)
• Etudes de cas concrets,
• Utilisation d'outils et de techniques d'animation,
• Brainstorming et activités collaboratives

Feuille d'émargement

Grille d'évaluation

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24/09/2025